엑셀월드 #1. 체크리스트 만들기

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문제상황: 계속되는 실수

군대에서 복무할 때입니다. 군이었지만 보직 특성상 컴퓨터와 전화를 많이 만졌습니다. 전화로는 급박한 상황을 처리해야 했고, 컴퓨터로는 정기적인 업무를 처리해야 했죠. 매일매일 10가지 정도의 업무를 빠짐없이 해내야 했습니다. 그런데 매일매일 실수가 있었습니다. 그냥 실수 정도면 모르겠는데 아예 하지 않았을 때? 갈굼을 좀 받았지요. 저 자신도 사색이 되었구요.

이럴 때 실수를 줄이는 방법은 무엇일까요? 엑셀을 통해서 이런 문제를 해결할 수 있게 도울 수도 있습니다. 이 내용은 뒤에 다루겠습니다. 바쁘다면 2부터 바로 읽어주세요!






0.엑셀은 얼마나 쓸모있나


요즘 일본 만화나 소설에서 대세는 이세계로 넘어가는 겁니다. 다들 이세계물이라 부르죠. 현대문명의 지식이나 물건을 보고 낙후된 문명의 이세계 사람들이 놀라는 게 이런 이세계물의 클리셰가 되었습니다. 특별한 농작물을 기르기도 하고, 공학기술을 개선시키기도 하며, 핸드폰으로 사람들을 놀라게 만들기도 합니다. 우리에게 당연한 물건을 그들은 오해하고, 궁금해하고, 놀라기도 합니다. 하도 우려먹어서 욕도 먹지만 이세계물의 재미가 또 이런 곳에서 나오는 것 아니겠습니까?

그런데 제가 최근에 읽었던 내용 중에 흥미있었던 게 있습니다. 어찌어찌해서 PC를 설치한 주인공이 스프레드 시트 프로그램을 통해서 나라 살림에 도움이 됩니다. 이세계의 계산도구로는 하기 어려운 방대한 양의 세금을 계산해서 오류를 잡아내었죠.






“아아, 이건 스프레드 시트라고 한다.”



스프레드 시트는 가로세로로 행과 열로 나누어진 표에, 수치나 문자 혹은 수식 등의 자료를 입력하여 계산을 할 수 있는 도구입니다. 엑셀은 이런 스프레드시트 프로그램의 대표선수이구요. 엑셀 프로그램을 활용해 빠르고 정확한 계산 장부에서 조금 더 깊게는 가벼운 데이터베이스까지 쉽게 만들 수 있지요. 엑셀만 있다면 실무자 한 명이 어마어마한 양의 데이터를 체계적으로 관리할 수 있는 것입니다.

문송한 입장에서 제게 엑셀은 프로그래밍이란 것을 조금이나마 이해할 수 있는 계기이기도 했습니다. 엑셀은 VBA라는 프로그래밍 언어를 사용할 수 있는 기반을 제공하기 때문입니다. 이 VBA를 통해서 사무자동화는 물론 게임까지 만들 수 있으니 강력한 도구이지요. 문과가 가장 자연스럽게 접할 수 있는 프로그래밍 도구이면서 배우면 배우는 대로 써먹을 대가 있으니 좋았습니다.

직관적이고 강력하게 엑셀을 다루는 기능, VBA를 통한 사무자동화와 프로그래밍을 통해 우리는 궁극적으로 생산성을 계속 높일 수 있다고 생각합니다. 핵심은 엑셀을 통해서 빠르고 정확하게 문제를 해결하는 능력을 기르는 것이겠지요.





1.엑셀을 어떻게 배워야 하나

이 글을 읽게 되실 분들은 크게 셋 중 하나라고 봅니다.

(1)엑셀을 차근차근 배우고 싶다
(2)엑셀이 필요한 문제가 발생해서 해결하고 싶다

(1)에 해당하면 초보건 중수건 배울 때 문제는 같습니다. “재미가 없다”. 서점에 굴러다니는 엑셀 책을 사건 인터넷에 많은 강의를 하건 재미가 없습니다. “습관으로 삼아서 꾸준히 하겠다”, “공부 하듯이 하나하나 배워보겠다.” 이런 생각을 하는 분이 있다면 저는 백에 구십은 망한다고 봅니다. 왜냐? 그냥 세상 재미없는 방식이기 때문입니다.




어린 시절 학습지부터 형성된 세상 재미없는 방식


결국 모티베이션이 받쳐주지 않으니 어지간히 자기계발 잘하는 분들 아니면 금방 흥미를 잃게 됩니다. 결국 (2)로 수렴됩니다. 그런데 이런 경우는 회사에서 요구하는 수준만 들쭉날쭉 배우게 됩니다. 장기적으로 발전하기가 어렵죠. 장기적으로 배우는 (1)의 방식이 필요하긴 한데 동기부여가 안 돼서 (2)로 수렴하는 게 문제인 겁니다.

이런 딜레마를 해결하기 위해서 제가 생각하는 방식이 <쓸모 있는 것 만들어보기>방식입니다. 엑셀을 가지고 매 글마다 쓸만한 것들을 만들면서 작업합니다. 이런 과정을 그냥 보면서 간접경험해도 좋고 차근차근 따라하며 직접경험으로 녹여서 체화해도 좋습니다. 이 과정이 더 와닿게 하기 위해 그래도 ‘문과적 통찰’을 발휘해서 저도 나름 썰도 풀고... 뭐 그럴 계획입니다.



2.따라서 이 강좌의 사용방법

사용방법
(1)-1 그냥 읽는다.
(1)-2 하나하나 따라서 만들어보며 읽는다.
(어느 쪽이건 상관이 없다)
(2)나중에 문제가 발생했을 때, 이 강좌에서 나온 태그를 따라 필요한 내용을 참고한다.




3.바로 하나 만들어봅시다

부담 없이 쓸만한 것 하나 만들어보겠습니다. 그 흔한 함수도 쓰지 않으니(거짓말) 가볍게 읽고, 관심이 가면 만들어보면 됩니다.



해결책: 체크리스트

인간의 마음이나, 인지능력에 관심을 갖는 학문들(심리학, 경영학)에서 강조하는 원칙이 있습니다. “매 순간 무엇을 할지 알아야 한다.” 체크리스트는 자기가 당장 무엇을 해야 할 지 몰라 헤맬 때 좋은 도구입니다. 그렇다면 무엇으로 체크리스트를 만들까요?

노트에 만들기에는 매 번 만들기가 번거롭습니다. 인쇄를 하려 해도 하루이틀 일이 아니죠. 포스트잇도 마찬가지구요. 앱도 좋지만 타자가 어려울 수도 있고, 나에게 맞춤형 앱이 생각보다 없을 수도 있습니다.

업무용 PC나 노트북에서 쓸 수 있는 체크리스트!를 엑셀로 간단히 만들어보도록 합시다. 무엇보다 내가 한 일과 해야 할 일을 구분해주는 기초적인 UI가 있으면 좋겠네요. 이 경우 사용할 수 있는 게 조건부서식입니다. 일정한 조건에 따라 서식 규칙을 적용하거나, 혹은 적용하지 않을 수 있는 방식입니다. 간단한 기능이지만 조건에 따라 내용이 바뀐다는 점에서 아주 기초적인 프로그래밍이 적용되었다고도 볼 수 있겠네요.








내가 한 일을 색으로 표시해주는 체크리스트


과정:





먼저 필요한 틀을 채워 넣습니다. 항목에 해당하는 맨 위에 줄(행)은 강조표시로 구분해줍시다.



1)조건부 서식을 지정하고픈 영역을 드래그해서 선택해둔 뒤
2)홈->조건부서식->새 규칙에 들어가줍니다.



여러 항목이 있는데, 수식을 이용해서 규칙을 지정해 줍시다.
붉은색 화살표로 되어있는 부분을 클릭합니다.



A2셀을 클릭하면 =$A$2이 나옵니다. 이는 "A2셀(절대참조)의 값이"와 똑같은 의미입니다.
추가로 ="v"를 입력해줍니다. 이는 "v(문자값)라면" 이라는 뜻이 됩니다!



여기에서 $A$2 부분을 클릭해 준 다음, F4를 한 번 눌러주면 다음이 되고



두 번 눌러주면 다음과 같이 변합니다. 이 상태로 두어줍니다.

1)$A$2는 셀의 위치가 바뀌어도 절대적으로 A2셀을 지정하겠다(절대참조)
2)A$2는 행은 바뀌어도(A, B, C, D...) 두 번째 열만을 지정하겠다(A2, B2, C2 ...)
3)$A2는 열은 바뀌어도(1, 2, 3, 4...) 첫 번째 행만을 지정하겠다(A2, A3, A4 ...)는 의미입니다. (일부 절대참조, 상대참조 개념)




엔터를 누른 뒤 영역을 지정하면 다음과 같이 뜹니다.
이제 조건이 지정이 된 겁니다!

"A2셀 (혹은 위치에 따라서 A3, A4, A5... 셀의 값이 v(문자값)이면"
"OO한다"

이제 OO에 해당하는 내용을 넣어야 합니다.
해당 화면에서 '서식'란을 클릭한 다음, 원하는 서식(채우기, 굵게, 글자크기, 테두리 등)을 지정해줍니다.




조건부 서식을 적용한 뒤



내가 한 업무에 체크하면 변하는 모습!



이런 식으로 활용할 수 있습니다.
사실 조건부서식이나 상대참조, 절대참조 개념은 설명하기 참 난해하긴 합니다.
제가 생각하는 가장 좋은 방식은 직접 여러 형태로 조건부서식을 적용하면서 느낌으로 익히는 점입니다.
상대참조, 절대참조 개념은 일단 맛만 보고, 나중에 수식을 다룰 때 적용하도록 하겠습니다.
예제파일을 올릴 테니 참조하시길 바랍니다!!